Telegram-бот @beanfinance_bot
Бот @beanfinance_bot — быстрый способ вносить расходы с телефона и получать уведомления. Чтобы бот вас узнал, привяжите Telegram — см. Приглашение сотрудников и привязка Telegram.
Меню
После привязки внизу появляются кнопки. Набор зависит от роли — см. Роли и права.
| Кнопка | Команда | Что делает |
|---|---|---|
| «➕ Расход» | /add | Внести расход |
| «🔁 Перевод» | — | Внести перевод между счетами |
| «📊 Сводка» | /summary | Выручка и прибыль за прошлый и текущий месяц |
| «💰 Остатки» | /balances | Остатки по счетам |
| «📋 Последние» | /last | Последние 12 расходов |
| «⏳ На подтверждении» | /pending | Записи сотрудников, ждущие решения |
| «📥 Эквайринг» | — | Подсказка, как загрузить реестр эквайринга |
| «🔑 Доступ к сайту» | /access | Адрес сайта и ваш логин |
| «✖ Отмена» | /cancel | Прервать текущее действие |
Другие команды: /start — начало работы, /help — справка, /cafe — сменить кофейню, /newpassword — новый пароль для сайта.
Как внести расход
- «➕ Расход».
- Выберите статью кнопкой.
- Дальше зависит от статьи: - закупка себестоимости: напишите часть названия материала («молоко», «стакан 250»), выберите материал из найденных и укажите количество в его единицах (например, 2 или 0,5); - другие статьи: коротко напишите, что оплатили.
- Сумма в рублях — можно с копейками через запятую или точку: 1250 или 349,90.
- Счёт, с которого оплатили.
- Дата: «Сегодня», «Вчера», «Позавчера» или «📅 Другая дата — напишу» (формат ДД.ММ.ГГГГ, например 25.09.2026).
- Комментарий или «Пропустить».
- Проверьте карточку и нажмите «✅ Сохранить».
Бот ответит «✅ Расход сохранён» или «⏳ Сохранено, ждёт подтверждения администратора» — если вам включена проверка.
Если материала нет
- Администратор и управляющий: кнопка «➕ Создать «…»» — выберите единицу измерения, и материал появится в справочнике.
- Сотрудник: кнопка «📨 Нет в списке — попросить добавить». Администраторам и управляющим придёт запрос с кнопками «➕ Добавить (штука / кг / литр)». Когда материал добавят, бот сообщит вам — внесите расход заново.
Доставка
После сохранения закупки появляется кнопка «🚚 Добавить доставку». Напишите сумму доставки — она войдёт в себестоимость этой закупки, с тем же счётом и датой. Если в доставке были и другие закупки, отметьте их на сайте: «Расходы» → 🚚. Подробнее — Доставка.
Как внести перевод
«🔁 Перевод» → откуда → куда → сумма → дата → пояснение (или «Пропустить») → «✅ Сохранить».
Подтверждение записей
Администраторы и управляющие получают записи сотрудников, которым включена проверка, с кнопками «✅ Подтвердить» и «❌ Отклонить». Список всех ожидающих — «⏳ На подтверждении». Автор получит сообщение о решении.
Сводка и остатки
- «📊 Сводка» — по прошлому и текущему месяцу: выручка, валовая прибыль и маржа, фудкост, операционные расходы, операционная прибыль, а также до какого времени загружены чеки и выручка за последний день.
- «💰 Остатки» — остаток по учёту по каждому счёту (и деньги в пути), последний внесённый факт и итог.
Загрузка файлов
Администратор или управляющий может прислать боту файлом реестр эквайринга: .xlsx, .csv или .zip, до 19 МБ. Бот загрузит его и ответит, сколько строк добавлено и за какой период. Чеки ОФД присылать не нужно — они загружаются автоматически.
Несколько кофеен
Команда /cafe показывает список ваших кофеен — выберите, в какую вносить записи. Отмеченная ✅ — текущая. Подробнее — Несколько кофеен в одном аккаунте.
Забыли пароль от сайта
Команда /newpassword пришлёт новый пароль и логин прямо в чат. Пароль общий для всех ваших кофеен. После входа смените его в «Профиле». Команда «🔑 Доступ к сайту» напомнит адрес сайта и логин.
Если бот вас не узнаёт
Бот ответит, что работает для сотрудников кофеен, и попросит открыть ссылку-приглашение. Попросите администратора кофейни прислать ссылку-приглашение («Пользователи» → «Telegram» → «Получить ссылку»). Владелец привязывает Telegram сам: «Профиль» → «Привязать Telegram».