База знаний · Данные
Расходы: как вносить и исправлять
Раздел «Расходы» — журнал всех оплат кофейни: закупки, аренда, зарплата, налоги, оборудование, вывод денег. Внести расход можно на сайте или в Telegram-боте.
Как внести расход
- Откройте «Расходы» и нажмите «+ Расход».
- «Дата» — день оплаты. Под полем есть быстрые кнопки «Сегодня», «Вчера», «Позавчера».
- «Статья» — что это за расход. Под полем появится подсказка, куда статья попадёт в отчётах.
- Дальше форма зависит от статьи: - для статьи себестоимости (например, «СЕБЕС РАСХОДНИКИ») выберите «Материал (себес расходник)» и укажите «Количество — обязательно» в единицах материала. Подробнее — Закупка ТМЦ с количеством; - для остальных статей заполните «Описание» — что оплатили.
- «Сумма, ₽» и «Счёт оплаты» — откуда ушли деньги.
- «Комментарий» — по желанию.
- Нажмите «Сохранить».
Сумму и количество можно писать с запятой или с точкой: «1250,50» и «1250.50» одинаково правильные.
Как найти расход
- Период: «Сегодня», «7 дней», «Этот месяц», «Прошлый месяц», «90 дней», «Этот год», «Всё время» или свои даты. По умолчанию — последние 90 дней.
- Поиск по описанию и комментарию.
- Фильтры «Все статьи», «Все счета», «Любой статус».
Над таблицей — сколько записей найдено и на какую сумму, и суммы по крупнейшим статьям. Кнопка «Excel» выгружает найденное в таблицу.
Метки в журнале
| Метка | Что значит |
|---|---|
| «Ждёт подтверждения» | Запись сотрудника ждёт решения — Подтверждение записей |
| «Отклонено» | Запись отклонена, рядом — причина |
| «нет в ТМЦ» | Закупка себестоимости без материала — исправьте |
| 🚚 «доля доставки…» | Часть доставки, отнесённая на закупку — Доставка |
| Зелёный «+» у суммы | Прочий доход: это поступление денег, а не расход |
Как исправить или удалить
- Карандаш — изменить, корзина — удалить.
- Администратор и управляющий могут менять и удалять любые записи.
- Сотрудник видит только свои записи и может менять или удалять их, пока они «Ждут подтверждения». Проведённую запись исправляет администратор или управляющий.
- Долю доставки нельзя изменить отдельно — только через окно доставки (🚚).
Все изменения сохраняются в «Журнале» — его видит администратор.
Когда расход попадает в отчёты
Сразу после сохранения, если он проведён. Записи со статусом «Ждёт подтверждения» и «Отклонено» в отчёты не попадают.
Куда именно попадёт расход, зависит от группы статьи — см. Статьи расходов и группы.