☕bean finance
База знаний · Начало работы

Мастер «Начало работы»

Мастер «Начало работы» виден администратору в меню слева, пока не настроены все шаги. Счётчик рядом с пунктом меню показывает, сколько шагов осталось. Шаги можно проходить в любом порядке, каждый раскрывается по клику.

Шаг 1. Дата начала учёта, остатки и параметры

С этого дня BEAN FINANCE ведёт учёт, а остатки на эту дату становятся отправной точкой для всех отчётов о деньгах.

  1. В поле «Ведём учёт с» укажите дату. Обычно — первое число текущего или прошлого месяца. Дата не может быть в будущем.
  2. Для каждого счёта и кассы впишите, сколько денег было на начало этого дня. Нужного счёта нет — впишите название в строку «Ещё счёт…», выберите тип (банк, наличные, карта) и нажмите «Добавить».
  3. Выберите, «Куда приходит оплата картами и СБП» и «Где лежит наличная выручка».
  4. Заполните «Параметры учёта» — они у каждой кофейни свои: - «Кофейня открылась» — оборудование, купленное раньше, начнёт амортизироваться с этого месяца (пусто — с даты начала учёта); - «Срок амортизации оборудования, мес.» — обычно 36–60; - «Оплата картой приходит на счёт через, дней» — обычно 1.
  5. Нажмите «Сохранить».

Остатки попадают в учёт как начальный вклад собственника на эту дату (комментарий «Начальный остаток (мастер)»). Их видно в разделе «Контроль» → «Взносы собственников». При повторном сохранении шага начальные остатки из мастера заменяются новыми, а взносы, внесённые вручную, не трогаются.

Все параметры потом можно поменять в «Настройках». Подробнее об амортизации — Основные средства и амортизация.

Шаг 2. Чеки из ОФД

Можно пропустить и вернуться позже.

  1. Впишите ИНН организации или ИП.
  2. «Рег. номер кассы (РНМ)» можно оставить пустым — тогда загрузятся все кассы по ИНН.
  3. Вставьте «Ключ API» и нажмите «Проверить ключ». Если ключ работает, появится список касс.
  4. Нажмите «Загрузить чеки с …» — чеки загрузятся с даты начала учёта.

Где взять ключ — в статье Подключение ОФД.ру. Шаг считается выполненным, когда ключ задан и в учёте есть хотя бы один чек.

Шаг 3. Техкарты

Обязательный шаг: без техкарт не посчитается себестоимость.

Шаг выполнен, когда есть хотя бы одна техкарта и у всех позиций из чеков за последние месяцы есть техкарта. Подробнее — Техкарты из шаблонов.

Шаг 4. Команда

Можно пропустить. Кнопка «Перейти в «Пользователи»» ведёт в раздел, где вы добавляете управляющего и бариста. Шаг выполнен, когда в кабинете больше одного пользователя. Подробнее — Приглашение сотрудников и привязка Telegram.

Пропуск шагов и скрытие мастера