ТМЦ и склад
ТМЦ (товарно-материальные ценности) — всё, что кофейня покупает для работы: кофе, молоко, сиропы, стаканы, десерты на продажу, салфетки. BEAN FINANCE ведёт по ним остатки: сколько куплено, сколько ушло в напитки по техкартам, сколько списано и сколько должно остаться.
Справочник материалов
«Справочники» → «Материалы» (администратор и управляющий).
Добавить материал:
- «+ Материал».
- «Название».
- «Вид»: - «Себес расходник — есть в техкартах, списывается в себестоимость»; - «Прочий расходник — сразу в расходы, в себестоимость не идёт».
- «Группа (необязательно)» — например «Молоко», «Сиропы», «Упаковка». Группы видны во всех списках ТМЦ и в бланке инвентаризации.
- «Единица измерения» — в ней вносятся закупки, нормы в техкартах и результаты инвентаризации.
- «Сохранить».
Если раньше уже были расходы с описанием, совпадающим с названием нового материала, и подходящей статьёй, они привяжутся к материалу автоматически.
Выберите единицу один раз и придерживайтесь её. Если молоко ведётся в литрах, то и закупка (12 л), и техкарта (0,22 л), и инвентаризация — в литрах.
Виды материалов
| Себес расходники | Прочие расходники | |
|---|---|---|
| Статья закупки | «СЕБЕС РАСХОДНИКИ» | «ПРОЧИЕ РАСХОДНИКИ» |
| В техкартах | Да | Нет |
| В PNL | По мере продаж | Сразу при покупке |
Если у материала есть закупки по статьям другого вида, сменить вид сразу нельзя — сервис предложит «Сменить вид и перенести закупки» в подходящую статью одним действием.
Групповые действия
Отметьте несколько материалов галочками — появится панель: перенести в группу (выберите или впишите новую), «В архив», «Из архива», «Снять выделение».
Архив
Архив ничего не удаляет: материал пропадает из выбора при внесении расходов (на сайте и в боте), в техкартах и в бланке инвентаризации. История, закупки, себестоимость и существующие техкарты с ним продолжают считаться.
Объединение дублей
Если один и тот же материал завёлся дважды («Молоко 3,2%» и «молоко 3.2»):
- В строке лишнего материала нажмите «Объединить с другим».
- Выберите материал, который останется.
- «Объединить».
Все закупки, техкарты, списания и инвентаризации перейдут на выбранный материал, а дубль удалится.
Удаление
Корзина удаляет материал, только если по нему нет закупок, техкарт и списаний. Иначе он переносится в архив.
Остатки
«ТМЦ и склад» → вкладка «Остатки».
- Сверху: «Закуплено» (в том числе доставка), «Израсходовано по техкартам», «Остаток по учёту» на конец периода, «По инвентаризации».
- Фильтры: вид материала, группа, поиск, «с отклонениями» (отклонение больше 100 ₽), период закупок и расхода. Кнопка «Excel».
- Колонки — в единицах и в рублях: «Закуплено», «Расход по техкартам», «Списано», «Остаток по учёту», «Инвентаризация», «Отклонение», «Себест. ед.». Клик по заголовку — сортировка.
Как считается:
- Расход по техкартам = продажи по ОФД × нормы в техкартах (с учётом замен молока).
- Остаток по учёту = все закупки − весь расход − все списания на дату.
- Отклонение = остаток по учёту − последняя инвентаризация. Плюс — недостача, минус — излишек.
- Рубли = количество × себестоимость единицы.
Отрицательный остаток (красным) значит, что по техкартам ушло больше, чем куплено: не внесены закупки, закупки без количества или завышена норма в техкарте.
Движение по материалу
Вкладка «Движение по материалу»: выберите материал — по месяцам видно «На начало», «Закупка», «Расход», «Списано», «На конец» и результат инвентаризации, плюс график. По умолчанию открывается материал из «Настроек» («Материал для отчёта «движение» по умолчанию»).