☕bean finance
База знаний

Как работать с BEAN FINANCE

Пошаговые инструкции по всем разделам сервиса — от регистрации до отчётов.

Начало работы

Что такое BEAN FINANCE и как он считаетКак BEAN FINANCE собирает выручку из чеков ОФД, считает себестоимость по техкартам и строит PNL, Cash Flow и Баланс.Регистрация и пробный периодКак создать кабинет кофейни в BEAN FINANCE, что появится в нём сразу и как работает бесплатный пробный период 14 дней.Мастер «Начало работы»Четыре шага настройки кабинета: дата начала учёта, остатки и параметры, чеки ОФД, техкарты, команда.

Данные

Подключение ОФД.ру по APIГде взять ключ API в ОФД.ру, какие указать ИНН и РНМ и как работает автоматическая загрузка чеков каждый час.Расходы: как вносить и исправлятьКак внести расход на сайте, найти его в журнале, исправить или удалить и что видит сотрудник.Статьи расходов и группыШесть групп статей и куда каждая попадает в PNL, Cash Flow и Баланс; как добавить, переименовать и убрать статью.Закупка ТМЦ с количествомКак правильно вносить закупку сырья и упаковки, чтобы себестоимость напитков считалась точно: материал, количество, единицы.Доставка как доля закупкиКак отнести оплату доставки на закупки, чтобы она вошла в себестоимость привезённого, и как её изменить или удалить.Подтверждение записей сотрудниковКак включить проверку расходов и переводов бариста, где их подтверждать или отклонять и что видит сотрудник.Переводы между счетамиКак отражать движение денег между кассой, расчётным счётом и картами: инкассацию, снятие наличных, пополнение карты.Счета и кассыКак завести расчётные счета, кассу и карты, куда попадает выручка и что происходит при удалении счёта.Взносы собственника и вывод денегКак вносить деньги собственника в бизнес и забирать их обратно, что такое возврат капитала и дивиденды в отчётах.Реестр эквайрингаЗачем загружать реестр операций эквайринга, какой файл подходит, как считаются комиссии и как работает напоминание по понедельникам.

Себестоимость и склад

ТехкартыКак устроена техкарта, как назвать её точно как в кассе, синонимы, позиции без себестоимости и замены молока.Техкарты из шаблоновКак за пару минут создать техкарты по позициям из чеков или из библиотеки типовых напитков, и что делать с товаром поштучно.ТМЦ и складСправочник материалов, виды и группы, остатки по учёту, движение по материалу, архив и объединение дублей.ИнвентаризацияКак распечатать бланк инвентаризации, внести результаты пересчёта и отразить недостачу в себестоимости.Прочие расходы и списанияКак списать испорченные ТМЦ и выбывшее оборудование и куда эти суммы попадают в PNL, на складе и в балансе.Основные средства и амортизацияКак учитывается оборудование: линейная амортизация, срок и месяц начала, свод основных средств и остаточная стоимость.Раздел «Контроль»Проверка «Себес ↔ техкарты» с кнопками исправления, проверки данных, фактические остатки денег, корректировки себестоимости и взносы.

Отчёты

Обзор (дашборд)Главные цифры кофейни за месяц на одном экране: выручка, маржа, прибыль, деньги, графики и свежесть данных.PNL: строки и формулыКак устроен отчёт о прибылях и убытках: каждая строка, формулы валовой прибыли, EBITDA, операционной прибыли и проваливание в ячейку.Cash FlowОтчёт о движении денег по месяцам: операционная, инвестиционная и финансовая деятельность, остатки на начало и конец.CF по счетам и деньги в путиОстатки по каждому счёту и кассе за период, сверка с фактом и что такое безнал в пути.БалансЧто есть у кофейни и откуда это взялось: оборудование, ТМЦ, деньги, капитал и нераспределённая прибыль, сверка с фактом.ПродажиОтчёт по чекам ОФД: выручка и маржа по позициям, продажи по дням, по часам и дням недели, поиск чеков.

Команда и бот

Роли и праваЧто может администратор, управляющий, сотрудник и пользователь «Только просмотр» на сайте и в Telegram-боте.Приглашение сотрудников и привязка TelegramКак добавить управляющего и бариста, выдать логин и пароль, привязать Telegram по ссылке-приглашению и отключить доступ.Telegram-бот @beanfinance_botВсе команды и кнопки бота: внесение расходов и переводов, доставка, подтверждения, сводка, остатки, загрузка файлов, смена кофейни и пароля.Несколько кофеен в одном аккаунтеКак работать с несколькими кабинетами под одним логином, переключаться между ними на сайте и в боте.

Аккаунт и подписка

Профиль и смена пароляКак сменить пароль, привязать или отвязать Telegram, включить уведомления и что делать, если забыли пароль.Настройки учётаПараметры вашей кофейни: дата начала учёта, амортизация, счета выручки, ОФД, базовое молоко и часовой пояс реестра эквайринга.Тарифы и подпискаПробный период 14 дней, статусы подписки, что происходит с данными при неоплате и как продлить доступ.Безопасность и резервные копииКак защищены данные кофейни: отдельная база на каждого клиента, HTTPS, журнал действий и шифрованные резервные копии каждые 6 часов.

Вопросы и ответы

Вопросы и ответыКороткие ответы на частые вопросы: нулевая себестоимость, расхождение выручки с банком, деньги в пути, исправление ошибок и другое.