Вопросы и ответы
Себестоимость и техкарты
Почему у позиции себестоимость 0 (или маржа 100%)?
Две частые причины:
- У позиции нет техкарты — в «Продажах» рядом с ней метка «нет техкарты». Создайте техкарту или отметьте позицию «без себестоимости», если это модификатор или сертификат.
- Техкарта есть, но по её материалам ещё не было закупок с количеством — себестоимость единицы материала 0. Внесите закупку по статье «СЕБЕС РАСХОДНИКИ» с количеством.
Обе проблемы с кнопками исправления — в «Контроль» → «Себес ↔ техкарты».
Техкарта есть, а позиция всё равно «нет техкарты». Почему?
Название техкарты не совпадает с названием в чеке. Регистр не важен, но важны пробелы, сокращения и опечатки. Скопируйте название из «Продаж» или добавьте его как синоним в техкарту — см. Техкарты.
Кассир переименовал позицию в кассе. Что делать?
Откройте техкарту и добавьте новое название в поле «Другие названия в кассе (синонимы)». Или в «Контроле» у позиции нажмите «Другое название существующей позиции» и выберите техкарту. Продажи под старым и новым названием будут считаться по одной техкарте.
Почему себестоимость прошлого месяца изменилась?
Себестоимость единицы материала — средняя цена всех закупок за всё время, а техкарты применяются ко всей истории. Новые закупки, исправленная техкарта или добавленное количество в старой закупке пересчитывают и прошлые месяцы.
Купили молоко на 20 000 ₽, а в PNL расход меньше. Это ошибка?
Нет. Сырьё попадает в PNL по мере продажи напитков — строкой «Себестоимость продаж». Вся сумма закупки видна в Cash Flow в строке «Закупка ТМЦ на продажу», а непроданный остаток — в Балансе в строке ТМЦ.
Почему остаток материала на складе отрицательный?
По техкартам ушло больше, чем куплено. Проверьте: все ли закупки внесены, у всех ли есть количество, в тех ли единицах указаны нормы в техкарте (кофе в килограммах — 0,018, а не 18).
Выручка, банк и деньги
Почему выручка не совпадает с поступлениями на расчётный счёт?
Это нормально, причин несколько:
- выручка — это все чеки, включая наличные, а на счёт приходит только безнал;
- оплата картами зачисляется на следующий день после продажи;
- банк зачисляет безнал уже за вычетом комиссии эквайринга;
- возвраты уменьшают выручку в день возврата.
Подробнее — CF по счетам и деньги в пути.
Что такое «деньги в пути»?
Оплата картами за последний день, которую банк ещё не зачислил на счёт. Она придёт утром следующего дня. В балансе это отдельная строка, в «CF по счетам» — строка «Безнал в пути».
Нужно ли вносить зачисления эквайринга с расчётного счёта?
Нет. Выручка уже учтена из чеков ОФД, а комиссия — из реестра эквайринга. Если внести зачисление как доход или перевод, выручка задвоится.
Остаток денег по учёту не совпадает с реальным. Где искать?
- Внесены ли начальные остатки на дату начала учёта — мастер «Начало работы».
- Все ли расходы, переводы и инкассации внесены.
- Нет ли записей, ждущих подтверждения: они не попадают в отчёты.
Внесите факт в CF по счетам — отклонение покажет, на каком счёте расхождение.
Почему не видно комиссии эквайринга?
Комиссию знает только банк — загрузите реестр эквайринга в разделе «Эквайринг» или пришлите файл боту.
Можно ли загрузить чеки ОФД файлом? У нас другой ОФД.
Нет. Чеки загружаются только автоматически, по API ОФД.ру. Другие ОФД пока не поддерживаются — напишите нам, если вам это нужно.
Ввод данных
Как исправить ошибочный расход?
«Расходы» → найдите запись → карандаш, исправьте и сохраните. Или корзина, чтобы удалить. Проведённые записи меняют администратор и управляющий. Сотрудник может менять свои записи, только пока они ждут подтверждения.
Сотрудник не может изменить свою запись. Почему?
Запись уже проведена или отклонена. Попросите управляющего или администратора исправить её.
Сумму писать через точку или запятую?
Как удобно: «349,90» и «349.90» работают одинаково — и на сайте, и в боте. Пробелы между разрядами тоже можно: «12 500».
Внёс расход, а в отчётах его нет.
Проверьте статус: записи «Ждёт подтверждения» и «Отклонено» в отчёты не попадают. Проверьте дату и статью: закупка сырья в PNL видна не сразу, а по мере продаж.
Собственник оплатил закупку своей картой. Как внести?
Заведите счёт «Карта собственника» и внесите расход с него. Если кофейня потом вернула деньги — внесите перевод с расчётного счёта на эту карту. Если не вернула — внесите взнос собственника на этот счёт на ту же сумму.
Как забрать деньги себе как собственнику?
Расходом по статье «ДИВИДЕНДЫ». Сначала такой вывод возвращает вложенный капитал, остальное считается дивидендами. В прибыль он не входит — см. Взносы собственника и вывод денег.
Аккаунт
Забыл пароль.
Отправьте боту /newpassword — придёт новый пароль. Если Telegram не привязан, попросите администратора кофейни сбросить пароль в «Пользователях».
Что будет, когда закончится пробный период?
Кабинет перейдёт в режим «только просмотр»: данные сохранятся, отчёты открываются, но вносить записи нельзя. См. Тарифы и подписка.
Где посмотреть, кто изменил или удалил запись?
Администратор — в разделе «Журнал»: там видно, кто, что и когда менял на сайте и в боте.